NBA32: (Nicht) agile Ausschreibungen der öffentlichen Hand

Hallo und herzlich willkommen bei NoBullshit Agile. Mein Name ist Thomas. Ich bin Teil eines agilen Teams und bespreche jede Woche Themen aus der agilen Projektwelt. Dabei orientiere ich mich an den großen Kategorien Menschen, Teams, Kunden, Projekte und Agilität. Mein Fokus liegt dabei auf der Praxis, daher eben auch der Name NoBullshit Agile. In der letzten Folge habe ich über Schuh Harie gesprochen, wenn du das nicht kennst und wenn ich das interessiere und wenn du lernen willst, was dir das bei Agilität helfen kann, hör dir gerne rein. Der Link dazu ist in den Shownotes. Das hier ist die Folge 32 und heute geht es um Ausschreibungen der öffentlichen Hand. Ich habe da die Woche wieder ein paar Erfahrungen gemacht. Macht euch damals auf den Rent gefasst. Es gibt aber auch einen Lichtblick am Ende der Folge. Ja, was ist die Situation? Wir nehmen eigentlich ungerne eine Ausschreibung teil, aber ab und zu tun wir es tatsächlich und noch ungerne, nicht mehr eigentlich eine Ausschreibung der öffentlichen Hand teil. Aber wir haben gerade eine an der wir arbeiten. Ziemlich großes Projekt, zumindest so für unser Verhältnis. Und ich will die Situation jetzt gerne mal nutzen, um mal so einen subjektiven Blick auf die öffentliche Hand zu geben. Das ist natürlich alles nur meine Erfahrung und vor allen Dingen natürlich auf das Agile vorgehen. Also so einen kleinen State of the Nation, wenn ihr das so wollt, aus meiner ganz persönlichen Sicht. Ja, Ausschreibungen ganz im Allgemeinen. Ich verstehe schon, dass Dinge ausgeschrieben werden müssen. Da habe ich überhaupt nichts gegen. Das finde ich vollkommen okay. Das ist tatsächlich so. Und in dieser ganz konkreten Ausschreibung und in vielen tatsächlich, aber in dieser ganz konkreten, das Niveau ist wirklich unter aller Sau. Also das muss man wirklich sagen. Also weh zusammen gewürfelte Unterlagen und die widersprechen sich auch noch zum Teil wenig ganz konkrete Informationen und vor allen Dingen wenig Gedanken, was wirklich Ziel dieses Projektes ist, was da hinten rauskommen soll. Und es ist eher an vielen Stellen klein Details und dann zu großen Teilen einfach auch wieder total unspezifisch. Wie gesagt, widersprüchliche Angaben. Also die scheint komplett mit heißer Nadel gestrickt zu sein. Da ist einfach total wenig Liebe drin. Ich gewinne einfach den Eindruck, dass das Projekt dem Auftraggeber nicht wirklich wichtig ist. Da hat sich keiner Gedanken gemacht. Da hat sich keiner hingesetzt und gesagt, okay, wir haben eine große Chance und ich meine, das ist es ja, wenn man so ein Projekt macht und wir können jetzt Dinge verändern und wir wollen jetzt Dinge neu machen und angehen und es geht darum, etwas neu zu machen. Sondern es ist halt, irgendeiner hat seinen Job halt gemacht, so Job dann. Und leider ist das oft meine Erfahrung in der öffentlichen Hand. Im privaten Sektor kenne ich das überhaupt nicht. Dadurch dass die aus Marketing zum Beispiel Leute sagen, ey, das ist jetzt viel Geld und wir müssen das Beste rausholen, machen die sich einfach viel, viel mehr Gedanken, brennen viel mehr für die Projektidee und das sieht man halt tatsächlich auch schon bei der Ausschreibung oder bei Anfragen sagen, was mal so, es muss ja nicht immer eine Ausschreibung sein. Da sind klare Ziele erklärt, das sind klare Situationen. Die meisten der Dokumente, die sind Homogen, die passen zusammen, die bauen aufeinander auf und in der öffentlichen Hand, es ist leider, leider, leider wirklich so und in dieser Ausschreibung einfach wirklich ganz schlimm. Da setzt sich jemand hin, stöpselt irgendwelche Dokumente zusammen, beschreibt liederlich und trotzdem noch auf 40 Seiten Dinge, die jetzt da irgendwie rauskommen sollen. Da sind so viele Wiederholungen drin, es ist keine Struktur in dem Dokument. Es ist einfach super, super harte Arbeit als potenzieller Auftragnehmer überhaupt zu verstehen, was wollen die denn, was haben die vor und ich finde es einfach wirklich schlimm. Das muss ich ganz ehrlich sagen, dass man in diesem Zustand überhaupt so eine Ausschreibung startet und ich finde das Mindset dahinter und das ist natürlich eine Interpretation von mir, aber ich finde das Mindset einfach dahinter so wie es bei mir ankommt, wirklich, wirklich schlimm. Mir geht es auch wirklich nicht darum, dieses so, das ist mein Steuergeld, was da verschwendet wird. Das interessiert mich alles überhaupt nicht an dieser Stelle, sondern mir geht es darum, da hat jemand eine Projektidee und ich glaube die ist gut und die wird auch Probleme lösen und Leuten helfen und die wird wert schaffen und dann wird die da so sorry für den Ausdruck aber hingerotzt. Da sind so also ganz klassisch, um ein bisschen so in diese Agilität reinzukommen, da ist ein Lastenhälf mit dabei, da ist dann eine Leistungsbeschreibung dabei. Das Ganze muss natürlich ein Festpreis sein, aber es sind natürlich keine Angaben über irgendwelche Budgetvorstellungen drin und dann kommt, da steht dann wirklich auch noch ein Satz drin. Ziel ist ein agiles Projektmanagement und da kippt mir wirklich alles raus. Also wirklich alles da. Da ist so viel falsch dran. Also wenn das wirklich das Ziel ist, ein agiles Projektmanagement allein über agiles Projektmanagement kann man schon vertrefflich streiten, dann darf man doch diese Ausschreibung so nicht machen. Also ich verstehe es wirklich nicht, also agiles Projektmanagement, was soll das sein? Wir wollen das Produkt agil gestalten. Ja, da gehe ich mit, aber agiles Projektmanagement ist in sich schon ehrlich gesagt auch ein Widerspruch. Egal. Also da hat jemand agil einfach wieder mal überhaupt nicht verstanden und irgendwer hat gesagt, lass uns nochmal agil reinschreiben oder lass uns da das nochmal reinschreiben, denn dann haben wir die Möglichkeit, obwohl wir Lastenhälfte und Leistungsbeschreibung haben, immer zu sagen, ey, aber das sollte doch ganz anders und wir haben doch auch agil geschrieben. Ihr seht, was ich meine. Ja und warum kann das überhaupt nicht funktionieren? Warum kann man so ein Projekt in dieser Größe tatsächlich, wenn man denn wollte und sagen würde, wir wollen es klassisch machen und wir wollen Lastenhälfte, warum kann das denn nicht funktionieren? Ich meine, das erzähle ich auch schon in mehreren Folgen hier und das ist für euch alle auch keine Neuigkeit. Kein Mensch kann ein Projekt dieser Größe und Komplexität fehlerfrei am Anfang beschreiben. Das Projekt ist so terminiert auf zwei Jahre und es kann doch keiner von sich ernsthaft überhaupt nicht will wirklich mal ein echtes Beispiel sehen, wo jemand sagt und das hat bei uns geklappt, was nicht nach einer Repetition von irgendwas ist. Kann doch keiner in einem Lastenhälfte beschreiben, was innerhalb von zwei Jahren hinten rauskommt und genau das macht, was Wertschafft oder was den Zweck erfüllt. Das kann einfach wirklich nicht sein. Ich kann es mir nicht vorstellen und ich kenne auch kein einziges Beispiel, wo das so klappt und genau in dem Moment, was macht man denn dann? Ja genau, das ist die perfekte Situation für ein agiles Vorgehen, aber dann macht es doch auch verdammt nochmal. Ich verstehe es einfach nicht. Ich verstehe es nicht, wenn denn die Welt wirklich die Erfahrung gemacht hat, dass man auf diese Art und Weise in so einem klassischen Verfahren nicht ein sinnvolles Projekt machen kann und dann auch noch die Dreistigkeit besitzt. Ziel ist es ein agiles Projektmanagement zu haben in die Ausschreibung reinschreibt, warum geht man dann nicht den ganzen Weg? Ich verstehe es nicht. Was hindert die Leute? Ist es Wissen? Ist es nicht drüber nachdenken? Ist es sich nicht mit Beschäftigen wollen? Ist es Unlust? Ich verstehe es nicht und da komme ich dann gleich auch nochmal darauf. Ich verstehe es auch nicht, weil ich Ausschreibungen aus der öffentlichen Hand kenne, die ganz explizit und vollkommen korrekt und vollkommen richtig auf ein agiles Vorgehen setzen. Das heißt, Ausschreibung, Gehenagil, das ist kein Widerspruch. Ich erzähle da gleich auch noch was dazu. Ich sehe einfach überhaupt keine Entschuldigung, die jemand hervorbringen könnte oder ein Argument warum der, derjenige, der es ausgeschrieben hat, der potenzielle Auftraggeber, das nicht hätte agil ausschreiben können. Die Ziele sind klar, die kann man formulieren. Man kann Epics oder User Stories reinschreiben, die beschreiben was wohl der Gegenstand ist und wenn man dann noch ein Büre-G-Ramen vorgibt, dann kann man das doch agil ausschreiben. Natürlich kann man dann weiteres Vorgehen, weitere Rahmenbedingungen und Spielregeln vorgeben. Das ist ja alles überhaupt kein Problem und dass das vielleicht in der öffentlichen Hand ein bisschen anders organisiert werden muss, finde ich auch überhaupt kein Problem. Und man hätte dann einfach wirklich hingehen können in so ein Projekt und mit Releases und Feedback-Zyklen und permanenten Planen sowie Anpassen dieses Plans genau das Ziel oder die Ziele erreichen können, die man sich am Anfang gewünscht hat, beziehungsweise sogar eher die Ziele, die es braucht erreicht, auch wenn man sich am Anfang was anderes gewünscht hat. Denn wir lernen doch alle in einem Projekt und über zwei Jahre lernen wir noch viel mehr und wenn wir die Feedback-Zyklen einbauen, haben wir doch eine riesen Chance und die wird ja einfach gnadenlos beschnitten. Jetzt wird es so sein, wer auch immer diese Ausschreibung gewinnt, die werden das Projekt umsetzen und zwar genauso wie es jetzt da drin steht und dann hat man ein Ziel erreicht, nämlich ja wir haben ein Projekt gemacht, aber man wird im Leben nicht das bekommen, was man wirklich braucht. Das ist wirklich frustrierend und deswegen habe ich mir gedacht, ich muss das jetzt auch mal in eine Folge packen und ich bin gleich mit dem Rent auch durch, aber das zeigt eben und ich sehe ja nur einen ganz kleinen Ausschnitt bei Projekten der öffentlichen Hand, wie viel Potenzial da Schluss endlich auf der Straße bleibt und nur, weil Menschen sich nicht mit Agilität wirklich beschäftigt haben, die Organisation nicht so gebaut ist, dass man Agilität da wirklich machen kann und das finde ich einfach nur frustrierend. Vielleicht noch eins, was in der Ausschreibung auch auffällt, der User, der später das System benutzt, die Software um die es da geht, der ist komplett außen vor. Es gibt da vielleicht zwei Absätze, wo es ein bisschen der Nutzen auch beschrieben wird oder ein möglicher Nutzen und der Rest der Ausschreibung ist komplett nach innen gerichtet. Es geht da die ganze Zeit nur da drum, den internen Leuten das Leben leichter zu machen. Versteht mich nicht falsch. Natürlich ist das auch eine Zielgruppe einer Software. Diejenigen, die ich sage mal es administrieren und verwalten, das ist eine ganz wichtige Zielgruppe und wir wollen den das Leben auch leichter machen. Aber wenn ich das sehe, dass es nur der Innenblick ist und nur darauf abzielt, interne Prozesse zu vereinfachen, aber diejenigen, die es von außen benutzen, einfach komplett außen vorlässt, ja dann ist das eben auch kein erfolgreiches Projekt und da ganz am Anfang einfach große Fehler gemacht. Und um jetzt nochmal ein bisschen noch einer positiven Note zu enden, ich hatte es vorhin schon mal kurz angedeutet. Ich kenne Agile Ausschreibung. Ich habe jetzt in letzter Zeit tatsächlich zwei gesehen, die klasse sind. Da steht im ersten Satz, das Projekt soll Agile umgesetzt werden. Wir richten uns am Agile Manifest und den zwölf Agilen Prinzipien aus. So fängt diese Ausschreibung an. Das ist wirklich einer der ersten Sätze und das ist kein Lippenbekenntnis, sondern das zieht sich wirklich durch die ganze Ausschreibung. Da sind Ziele definiert, da sind Situationen definiert, da ist definiert wie viel Budget da ist, da gibt es eine Liste von Epics. Das ist einfach, Spielregeln sind definiert, die alle auf Agilität abzielen und dann macht das total Spaß und wie gesagt, da denke ich toll und dann freue ich mich auch wirklich auch, wenn so eine Ausschreibung viel Arbeit ist, aber da freue ich mich, weil ich das Gefühl sofort bekomme. Auf der anderen Seite ist jemand, der auch die große Chance sieht, so etwas agil zu machen und das auch im öffentlichen Sektor und so muss es meiner Meinung nach auch sein. Naja, ich würde mich wirklich interessieren, so wie ist eure Meinung da, habt ihr auch solche Erfahrungen, nehmt ihr an öffentlichen Ausschreibungen teil, habt ihr vielleicht positive Erlebnisse, so wie ich jetzt hier zum Schluss geziert habe, gebt mir deswegen gerne Feedback. Du kannst mich auf verschiedenen Kanälen erreichen, du kannst mir ganz klassisch eine Mail schreiben an nobsagileagimil.com, du erreichst mich auf mustodon und begleitend zu dem Podcast gibt es einen Forum und zu jeder Folge leg ich einen eigenen Thread an, auch da kannst du super gerne Feedback hinterlassen. Alle Links findest du dazu in den Shownotes. Ich habe noch eine Bitte, wenn dir die Folge gefallen hat, vielleicht hat sie dir sogar bei irgendwas geholfen, dann wäre es für mich ganz toll, wenn du über die Folge mit wie man das spricht und vielleicht sogar einen Linkteils auf deinen Social Media Kanälen. Nur so kann ich mehr Leute erreichen und nur so ist es so, dass das, was ich hier vorhabe, nämlich Interaktion und Gespräche über Agilität mit vielen Leuten zu haben erreichen. Vielen vielen Dank dafür. Habt eine ganz tolle Woche und bis zum nächsten Mal. Bye. [Musik]