NBA58: Meetings, Meetings, Meetings

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen bei No Bullshit Agile. Mein Name ist Thomas. Jede Woche spreche

00:00:08: ich hier kurz und knapp über Themen rund um agiles Arbeiten. In der letzten Folge habe

00:00:12: ich darüber gesprochen, wie für mich das ideale agile Projekt aussieht. Wenn dich das interessiert,

00:00:17: hör da gerne rein. Den Link dazu sowie alle weiteren Links, die ich hier erwähne,

00:00:20: findest du wie immer in den Shownotes. Heute in Folge 58 möchte ich ganz gerne mal über ein,

00:00:27: wahrscheinlich für viele leidiges Thema sprechen, nämlich das Thema Meetings. Ich

00:00:31: falle da auch immer wieder drauf rein und überlege dann, ok, bräuchten wir dann vielleicht jetzt ein

00:00:37: Meeting dafür. Ich höre auch immer wieder und ich lese auch immer wieder, dass Leute sagen,

00:00:42: Meetings sind ein Problem. Manchmal höre ich auch sowas wie, so viele Meetings, ich komme ja

00:00:49: gar nicht wirklich zum Arbeiten. Ich finde, das ist ein Punkt, über den wollte ich auf jeden Fall

00:00:54: einmal sprechen, wie so meine Auffassung davon ist, wie ich da so vorgehe, was ich denke,

00:01:01: was gute und was nicht so gute Meetings sind. Vielleicht zuallererst mal, Meetings sind ja auch

00:01:06: Arbeiten. Also soll ja nicht heißen, die einzige Messlatte für Arbeit in einem Development Team

00:01:14: ist, wie viele Codezeilen das Development Team schafft, sondern über irgendwas sprechen,

00:01:19: etwas vorbereiten, etwas nachbereiten, in Prozessen besser werden und darüber nachdenken,

00:01:25: in der Zusammenarbeit besser werden und darüber nachdenken. Das gehört ja alles

00:01:29: zu Arbeiten dazu und hat alles einen großen Wert, mindestens genauso groß wie das reine

00:01:35: Entwickeln. Und ich würde ganz gerne mal versuchen, sowas wie ein Meeting ein bisschen

00:01:41: aufzuteilen. Also ganz klar ist, es gibt interne und externe Meetings, die sind oft auch sehr

00:01:47: unterschiedlich, muss man auch sagen. Es gibt kleine und große Meetings, auch da gibt es einen

00:01:51: ganz großen Unterschied. Meetings haben verschiedene Ziele und verschiedene Zielgruppen und dann ist es

00:01:58: auch noch so, manche Meetings finden spontan statt, manche Meetings haben eine Regelmäßigkeit. Und

00:02:05: ja, wann brauchen wir eigentlich ein Meeting? Für mich ist das übergeordnete Ziel in allem,

00:02:11: was wir tun, dieser schöne Satz, wir wollen gute Software schnell liefern und von diesem Satz

00:02:16: leite ich eigentlich so gut wie alles ab, was wir in der Wertschöpfung tun. Und genauso kann man

00:02:23: jetzt mal sich angucken, was für Meetings wir so haben und kann sich da auch die Frage stellen,

00:02:28: welches Meeting hilft uns denn, dass wir gute Software schnell liefern können? Und dann ist

00:02:34: es auf jeden Fall erstmal ein gutes Meeting. Wie gesagt, Meetings an sich sind auch Arbeit,

00:02:38: sollten auch genauso viel wertgeschätzt werden wie Coding. Und ja, wenn so ein Meeting so einem

00:02:45: Ziel folgt und wenn so ein Meeting unserer Mission folgt, gute Software schnell zu liefern,

00:02:51: dann ist es zuallererst mal ein sinnvolles Meeting. Alle anderen sind dann erstmal schlechte Meetings

00:02:58: und vor allen Dingen gibt es sehr viele Meetings und da verstehe ich wirklich sehr, sehr gut,

00:03:04: dass Leute auch ein bisschen pisst sind, die so eine Art rechtfertigen und oder Reporting-Charakter

00:03:10: haben. Die klassischen Status-Report-Meetings. Man sitzt zusammen mit einem Kunden oder auch

00:03:16: mit internen Stakeholdern und soll sich jetzt erklären. Also wo steht das Projekt? Das würde

00:03:23: ich sagen, ist noch okay, aber wie geht es weiter? Weitere Status? Warum hier nicht? Warum da nicht?

00:03:30: Und so sind keine sinnvollen Meetings. Ich glaube, die Zeit kann man wirklich besser investieren,

00:03:35: wenn es darum geht, Leute mitzunehmen in der Kommunikation, dann sind die sicherlich richtig

00:03:42: und wichtig. Aber reine Status-Reports, ich kenne das sogar tatsächlich, dass man so für

00:03:47: jedes Meeting irgendwelche Excel-Tabellen vorbereitet, die so Work-Package-Status mit

00:03:52: Ampel im Zweifelsfall auch darstellen. Ja, sicherlich nicht die wertvollsten Meetings.

00:03:58: Gute Meetings haben für mich noch ein paar Eigenschaften. Für mich ist es ganz wichtig,

00:04:03: dass jedem Beteiligten das Ziel des Meetings klar ist. Was wollen wir da erreichen? Das zweite

00:04:10: ist, ich würde ein Meeting immer timeboxen. Menschen sind so, dass sie, ja, ich sage mal,

00:04:17: sich gerne sozial austauschen. Ist ja auch gut und richtig so. Timeboxing hilft unheimlich,

00:04:22: darin, ja, fokussiert wirklich an dem Thema zu arbeiten. Es gibt so viele Meetings, die gehen

00:04:28: locker eine halbe Stunde und sie sind für eine Stunde angesetzt und dann wird auch eine Stunde

00:04:33: dafür benutzt. Ja, das ist natürlich nicht gut. Also großer Fan, also ich bin ein großer Fan von

00:04:39: Timeboxing. Dann finde ich, es ist unheimlich wichtig, dass die richtigen Menschen zusammensitzen

00:04:46: und bei dem Zusammensitzen, je dichter die Menschen zusammensitzen, desto besser. Nichts

00:04:52: schlägt zusammen in einem Raum vor Ort zu sein. Das ist nicht immer möglich. Das ist bei mir

00:04:59: zumindest in der Praxis nicht immer möglich, weil Leute deutschlandweit verteilt sitzen und ich

00:05:04: natürlich nicht für eine halbe Stunde irgendwie quer durch die Republik reisen kann oder andere

00:05:09: Leute quer durch die Republik reisen lassen kann. Aber wenn es denn die Chance gäbe, zusammen in

00:05:16: einem Raum zu sitzen, garantiere ich euch, dass das Meeting effektiver ist als Videokonferenz. Es

00:05:23: geht viel zu viel an sozialer oder emotionaler Kommunikation zum Beispiel verloren. Man guckt in

00:05:30: seine Kamera und damit guckt man nicht den Leuten in die Augen. Zusammen an einem Whiteboard sitzen

00:05:36: ist was anderes, also wirklich physikalisches Whiteboard, ist was anderes als ein elektronisches

00:05:42: Whiteboard. Weißt, weil ich mal einen Mastodon-Post in die Richtung hatte, dass viele von euch da nicht

00:05:49: der gleichen Meinung sind und viele von euch sagen, na, das ist doch schon gleichwertig und die

00:05:54: Technik ist doch gut. Ich bleibe aber dabei, nein, vor Ort ist die effektivste Zusammenarbeit. Ich

00:06:03: sage aber auch vollkommen klar, die Technik ist mittlerweile ziemlich gut, logisch Corona und so

00:06:07: und ja natürlich sitzt sich viel in Online-Meetings, weil sie es einfach auch nicht verhindern lässt.

00:06:13: Ich sage ja nicht, man darf das nicht machen. Für mich ist die Reihenfolge wichtig. Das nächste,

00:06:19: was für ein gutes Meeting wichtig ist, die Next Steps sind klar festgehalten. Wie geht es jetzt mit

00:06:25: den Ergebnissen dieses Meetings, die hoffentlich auf das Ziel des Meetings einzahlen, weiter? Wer

00:06:31: macht was? Welche Tasks müssen angelegt werden? Wer hat welche Ownership? Wohin gehört das? Kann

00:06:37: ja gut sein, dass der Next Step ein Folge-Meeting ist oder der Next Step ist zwei Leute treffen

00:06:42: sich nochmal. Das muss ja nicht so konkret sein, dass man irgendwie ein Working-Task gleich festlegen

00:06:48: kann, aber es muss mindestens ein Next Step aus so einem Meeting rauskommen. Wird kein Next Step

00:06:54: definiert, war das Meeting unnötig. Ganz klar. Ja, dann finde ich die Regel gut, auch wenn ich die

00:07:02: nicht immer durchsetzen will oder kann, dass Leute jederzeit aus einem Meeting rausgehen können, wenn

00:07:10: sie feststellen, dass sie keinen Beitrag haben, also sie wurden vielleicht falsch eingeladen oder sie

00:07:16: können durchs Zuhören nichts Neues von dem Projekt lernen. Meiner Meinung nach sollen die Leute lieber

00:07:22: gehen und was anderes machen, als dass sie denken, jetzt muss ich hier eine Stunde sitzen, aber ich

00:07:30: kann hier überhaupt nichts beitragen. Wie gesagt, das geht nicht immer. Ich hatte vorhin ja auch

00:07:33: diese Aufteilung interne, externe Meetings. Bei externen Meetings fällt es einem natürlich rein

00:07:39: kulturell auch schwerer zu sagen, okay, dann gehe ich mal. Interne Meetings, wenn man sich selber die

00:07:45: Regel gibt, müsste eigentlich funktionieren. Grundsätzlich finde ich gilt alles, was ich mal

00:07:51: in der Folge NBA 07 zum Thema Selbstorganisation gesagt habe. Vieles davon trifft eben einfach

00:07:58: genauso wieder auf so eine Lupe, nämlich einem Meeting zu. Ja, schlechte Meetings, Reporting

00:08:05: hatte ich oben schon gesagt. Ich habe mir noch einen Punkt notiert. Schlechte Meetings sind auch

00:08:09: immer, wenn jemand sagt oder die Frage beantwortet, warum haben wir das Meeting mit? Ja,

00:08:15: das sieht das Framework so vor oder das macht man so oder das machen wir so. Ist auch ziemlich

00:08:21: offensichtlich, finde ich, aber dann sollte man sich wirklich fragen, aber welchen Wert hat für

00:08:26: uns das Meeting? Und ja, mein großer Tipp ist halt bei dem Thema Meeting, fragt euch doch regelmäßig

00:08:34: mal, bringt uns dieses Meeting unserem Gesamtziel, was auch immer euer Gesamtziel gerade ist, bringt

00:08:42: es uns diesem Gesamtziel näher? Ich glaube, dann hat man einfach eine super Orientierung und

00:08:48: wahrscheinlich findet man wirklich Punkte, wo man Meetings auch reduzieren kann oder es einfach mehr

00:08:54: Zeit gibt, um über andere Themen, auch von mir aus im Rahmen eines Meetings zu sprechen, die euch

00:09:01: besser an das Ziel ranbringt. Für mich ist der Punkt eben noch wichtig, bei den guten Meetings

00:09:06: sollte es eigentlich eben klar sein, dass das auch wertvolle Arbeit ist. Dieses Argument von

00:09:11: vor lauter Meetings komme ich gar nicht zum Arbeiten. Das sollte vor allen Dingen natürlich

00:09:16: für die schlechten Meetings gelten. Und ja, damit sind wir auch schon durch, kurz und knapp. Ich

00:09:22: wollte das Thema auf jeden Fall mal aufgreifen. Ich wollte euch mal erzählen, was ich darüber so

00:09:27: denke. Für mich ist wie immer interessant, wie seht ihr das? Hängt ihr den ganzen Tag in Meetings

00:09:33: und stellt fest, habe ich gar nichts rausgeholt? Warum gibt es dieses Meeting überhaupt? Stellt

00:09:38: ihr euch vielleicht sogar regelmäßig solche Fragen? Habt ihr vielleicht sogar so Meeting-Karten über

00:09:43: Meeting-Kultur, in der bestimmte Spielregeln definiert sind? Schreibt mir da gerne mal. Alle

00:09:48: Social-Media-Kanäle oder überhaupt alle Kanäle, auf denen ihr mich erreicht, findet ihr in den

00:09:52: Show-Notes. Ansonsten habe ich noch eine ganz große Bitte. Wenn dir das hier gefallen hat,

00:09:57: wenn es dir vielleicht sogar geholfen hat, dann teile doch bitte die Info, dass es diese Folge

00:10:02: oder diesen Podcast gibt, mit deinen Kolleginnen und Kollegen und auf deinen Social-Media-Kanälen.

00:10:07: Je mehr Leute hier von dem Podcast erfahren, desto besser ist das für uns alle, weil die

00:10:11: Diskussion größer wird. Ja, ich sage mal, vielleicht mehr Fragen aufkommen, mehr Diskussionen

00:10:16: aufkommen. Das führt dann oft zu neuen Folgen, die dann wieder für alle interessant sind. Da

00:10:21: sage ich ganz lieben Dank. Ansonsten sage ich, habe noch eine ganz tolle Woche und bis zur nächsten

00:10:25: Folge bei No-Bullshit-Edge-Ride.