NBA63: Delegation Poker und Delegation Board

00:00:00: Hallo und herzlich Willkommen bei No Bullshit Agile. Mein Name ist Thomas. Jede Woche spreche

00:00:07: ich hier kurz und knapp über Themen rund um agiles Arbeiten. In der letzten Folge habe

00:00:11: ich einen kleinen Rundumschlag gemacht zu selbstorganisierten Teams. Heute in Folge 63

00:00:16: will ich ein Thema aus der Folge davor aufgreifen. Ich habe nämlich unter anderem gesagt Delegation

00:00:22: Poker und das Delegation Board sind eigentlich spannende Sachen in der Selbstorganisation und

00:00:27: genau darum soll es heute gehen. Delegation Poker stammt tatsächlich von Jürgen Apelow. Ich

00:00:34: hoffe ich habe den Namen richtig ausgesprochen und ist eine Methode, die so eine Art spielerischer

00:00:39: Workshop ist. Du willst mit dem Team gemeinsam herausfinden, welche Entscheidung trifft hier wer

00:00:46: und das Ganze ist ja erstmal gefühlt zumindest so ein Dipol zwischen Vorgesetzten, Chef, Teamleiter,

00:00:53: irgendwas in der Art und dem Team. Es stellt sich aber ziemlich schnell heraus, dass in der

00:00:58: Delegation oder in der Selbstorganisation Graustufen da sind. Zwischen, ich sag mal,

00:01:04: ganz platt Diktatur, nämlich Chef geht vor und Chaos. Das Team soll irgendwie alles definieren

00:01:12: und da hilft Delegation Poker ein bisschen Klarheit reinzubringen. Ganz grundsätzlich ist das so,

00:01:17: jedes Team bekommt Karten, auf denen stehen die Zahlen 1 bis 7 drauf. Das sind die sieben

00:01:23: Delegationsstufen. Ich erkläre die gleich auch noch mal ganz genau und jeder bringt so Situationen

00:01:29: mit, in denen entschieden werden musste und ihr fragt euch dann mit Hilfe dieser Zuordnung,

00:01:36: okay wo stehen wir denn in der Delegation, wie wollen wir das entscheiden und ihr tut das für

00:01:42: euch, deckt dann eben eure Karten auf. Das ist also so ein bisschen wie Planning Poker und ja,

00:01:48: sprecht dann darüber, wenn es da starke Abweichungen des Verständnisses voneinander gibt,

00:01:53: ist also eine ganz tolle Methode, um über Selbstorganisation im Team zu sprechen. Ja,

00:01:59: es gibt drei Kernbotschaften, an denen wir uns mit der Methode orientieren können. Also das Erste,

00:02:05: was wir lernen ist, Delegation ist eben nicht schwarz-weiß, sondern es gibt Abstufungen

00:02:09: zwischen Chef entscheidet hier alles und Team entscheidet alles. Das Nächste ist,

00:02:15: Delegation ist ein Lernprozess oder Selbstorganisation ist auch ein Lernprozess.

00:02:21: Delegation ist die eine Seite der Medaille, Selbstorganisation ist die andere und das Team

00:02:27: wächst eben einfach mit jeder Entscheidung, die es trifft und das ist mir auch ganz wichtig,

00:02:33: Delegation ist situationsabhängig. Je nach Kontext ist es gut, möglichst viel Selbstorganisation zu

00:02:42: haben, also möglichst viel ans Team zu delegieren und manchmal ist es gar nicht gut. Manchmal braucht

00:02:47: ein Team in bestimmten Situationen auch einfach eine klare Führung und mit Delegation Poker

00:02:53: findet ihr sehr gut heraus, wie ist momentan für bestimmte Situationen unsere Abstufung. Okay,

00:03:00: so viel vielleicht zur Einführung. Dann kommen wir mal zu dem Punkt, wie funktioniert Delegation

00:03:05: Poker? Also ihr müsst dafür gar nicht viel tun. Es ist eigentlich ein sehr simples Verfahren. Ihr

00:03:12: überlegt euch eben, was sind bestimmte Entscheidungssituationen, wo ihr euch nicht

00:03:18: ganz klar darüber seid. Okay, wer entscheidet jetzt hier wirklich? Also paar Beispiele aufgezählt,

00:03:24: vielleicht wer genehmigt Urlaubsanträge oder wer entscheidet, ob jemand nach einer Probezeit

00:03:30: übernommen wird oder vielleicht habt ihr eine Technikveränderung vor mit den Dingen, die ihr

00:03:35: tut. Wer entscheidet jetzt, ob die Technikveränderung geht, ob das erlaubt ist, sage ich mal oder welche

00:03:43: Technikveränderung stattfinden muss. Jedes Team bekommt jetzt wie gesagt so einen Satz von Karten,

00:03:48: das sind halt die Delegationsstufen von eins bis sieben und wichtig ist, die Führungskraft oder die

00:03:55: Führungskräfte, je nachdem wie ihr im Team so aufgestellt seid, die sollten mitmachen, denn es

00:04:00: geht ja um deren Entscheidungskompetenz beziehungsweise eure Entlastung dessen durch

00:04:05: die Selbstorganisation. Es macht wie so oft Sinn, einen Moderator oder eine Moderatorin dabei zu

00:04:11: haben. Also da geht ein Coach, Scrum Master, vielleicht gibt es jemand anderen, der die

00:04:15: Kompetenz da hat, damit jemand neutral durch das Spiel führen kann und das Spiel läuft dann so ab,

00:04:21: ihr bringt Szenarien mit, also wie gesagt, wir bleiben mal bei dem Beispiel, wer entscheidet

00:04:28: denn über Urlaubsanträge, der Chef, also der Teamleiter oder das Team und jeder hat so ein

00:04:35: Stack von Karten von eins bis sieben vor sich, jeder wählt dann verdeckt so eine Karte, dann

00:04:40: wird die aufgedeckt und dann habt ihr eine Möglichkeit darüber zu sprechen. Sollten

00:04:45: Extremwerte auftauchen, dann sollten die beiden Personen zuerst miteinander sprechen, also jemand

00:04:51: hat eine zwei und jemand hat eine sechs, das wären dann diejenigen, die zuerst miteinander sprechen,

00:04:56: auch das ist so ähnlich wie beim Planning Poker und ihr diskutiert dann eben, okay warum gibt es

00:05:01: hier einen Unterschied darüber und wie wollen wir in solchen Situationen Entscheidungen treffen,

00:05:06: also Situationen, wie gesagt, wer genehmigt Urlaubsanträge, nur als ein Beispiel. Ja,

00:05:11: falls nötig, habt ihr dann einfach noch mal eine zweite und eine dritte Runde, nachdem ihr euch

00:05:15: ausgetauscht habt und sagt, okay, dann lasst uns mal mit den neuen Erkenntnissen eine neue Runde

00:05:20: schätzen, allerdings und das wäre mir lieb und wichtig, macht lieber einen Timebox, sagt euch

00:05:27: lieber sowas wie wir geben uns fünf Minuten je Situation, je Fragestellung und nehmt die anderen

00:05:33: Themen, die vielleicht sich nicht innerhalb der fünf Minuten klären lassen, mit für einen

00:05:37: gesonderten Termin, die soll nicht vergessen werden, aber es ist vielleicht besser zu sagen,

00:05:41: lasst uns mal insgesamt gesondert darüber sprechen. Wichtig ist auch noch, dass in dieser

00:05:46: Vorstellungs- und Diskussionsrunde wirklich alle auch zu Wort kommen. Es wird so sein,

00:05:52: dass ihr im Team eher, ja sag ich mal, extrovertierte Leute habt und eher Leute,

00:05:57: die ein bisschen ruhiger sind, aber auch die Ruhigen haben ja eine Meinung und deswegen sollen

00:06:01: die auch eben zu Wort kommen. Und wenn Situationen auftauchen, dass vielleicht jemand immer die Eins

00:06:08: nimmt oder immer die Sieben, dann solltet ihr vielleicht überlegen, ist da was Unterliegendes

00:06:13: nicht so ganz richtig? Vielleicht wollt ihr dann an der Stelle auch unterbrechen und sagen,

00:06:16: lasst uns lieber mal jetzt insgesamt dann über unsere Situation sprechen. Also solche Extreme

00:06:22: sind natürlich auf lange Sicht ungesund. Ja, habt ihr zu einer bestimmten Situation jetzt alle die

00:06:28: gleiche Karte oder sehr ähnliche und ihr könnt einen Konsens erzielen, dann haltet ihr dieses

00:06:33: Ergebnis fest. Also Urlaub genehmigen ist bei uns die Stufe 5, sag ich mal. Wie gesagt, ich erkläre

00:06:40: die Stufen gleich auch noch in Ruhe und dann könnt ihr das schon festhalten. Dann kommen wir zum

00:06:44: zweiten Punkt von heute. So etwas kommt dann auf das sogenannte Delegation Board. Ja, wie schon

00:06:50: gesagt, das Nächste, was wir machen wollen, wir schauen uns mal diese Delegationsstufen,

00:06:54: diese sieben Stück, ein bisschen genauer an. Wir wissen, es gibt nicht nur Schwarz und Weiß. Es

00:07:00: gibt nicht nur der Chef entscheidet hier oder das Team entscheidet, sondern es gibt eben Graustufen

00:07:08: dazwischen und jede Stufe hat so ihren eigenen Wert. Die Stufen sind dann wie folgt, das ist

00:07:16: immer ein bisschen aus der Führungskraftsicht jetzt formuliert. Man könnte das auch versuchen,

00:07:20: genau andersrum zu formulieren, aber die Methode sieht es halt so vor. Wir fangen mit der Stufe 1

00:07:25: an, das ist Verkünden oder Tell. Der Chef entscheidet und erteilt es dem Team mit. Die

00:07:32: Stufe 2 ist Verkaufen. Der Chef entscheidet und überzeugt das Team, dass das eben eine gute

00:07:40: Entscheidung ist. Dann gibt es die Stufe 3, Befragen. Der Chef holt sich einen Rat ein vom Team und

00:07:46: entscheidet dann. Dann gibt es die Stufe 4, Einigen, Agree. Wir entscheiden zusammen, also Chef und Team,

00:07:53: Führungskraft und Team, Teamleiter und Team entscheiden zusammen. Das nächste ist die Stufe 5,

00:07:59: Beraten. Der Chef gibt, ja ich sag mal eine Beratung, aber das Team entscheidet schlussendlich. Dann

00:08:07: gibt es die Stufe 6, Erkundigen, Inquire. Das Team entscheidet und der Chef fragt nur nach, wie habt

00:08:14: ihr denn da entschieden. Und dann gibt es die Stufe 7, das Delegieren, Delegate. Das Team entscheidet

00:08:20: komplett alleine, informiert den Chef auch nicht und der Chef hält sich raus. Und das Schöne an

00:08:26: diesen sieben Stufen, das sehen wir eben im Planning Poker und auch auf dem Delegation Board ist, man hat

00:08:31: eine klare Kommunikation. Man kann klar sagen, hier sehe ich, stehen wir an der Stufe 5, Beraten. Und

00:08:40: ihr nehmt euch dann eben diese Stufen, macht dieses Delegation Poker und haltet Ergebnisse für

00:08:47: Consent fest. Und damit sind wir dann beim nächsten Kapitel, nämlich wir sind beim Delegation Board.

00:08:53: Im Grunde ist es ganz einfach. Das ist eine Matrix in den Spalten oder eine Tabelle. In den Spalten

00:09:00: habt ihr diese sieben Stufen und in den Zeilen habt ihr die Situation, die ihr mitgebracht habt.

00:09:05: Und ihr kreuzt dann einfach entsprechend je Situation die Spalte an, die Delegationsstufe an,

00:09:11: wo ihr euch festhaltet. Da stehen wir heute. Das kann man auf dem Whiteboard machen oder auf dem

00:09:18: Flipchart. Das kann man elektronisch machen. Wichtig ist nur, ihr solltet das im Blick haben.

00:09:23: Ihr solltet da einen einfachen Zugang zu haben. Denn das Board dient euch eben als Dokumentation

00:09:31: eurer Absprachen und das verhindert eben Missverständnisse. Wenn ihr euch jeweils noch

00:09:35: ein Datum dazu macht, wann habt ihr das so entschieden und das regelmäßig macht und das

00:09:40: wäre auch ganz klar die Empfehlung, dann könnt ihr sogar so eine historische Veränderung des Teams

00:09:45: daran sehen. Gehen wir mehr in Richtung Selbstorganisation oder sind wir in der Phase,

00:09:50: wo wir mehr in Richtung Teamleiter gibt vorgehen. Das sind ja nochmal wieder ganz spannende Ergebnisse.

00:09:57: Wenn ihr regelmäßig drauf schaut und ich denke mal einmal im Quartal wäre vielleicht eine ganz

00:10:03: gute Zahl, dann könnt ihr euch eben fragen, was hat sich denn bewährt? Wo können wir vielleicht

00:10:08: eine Stufe höher gehen oder wo müssen wir einen Schritt zurück gehen? Das ist ein ganz tolles

00:10:13: Kommunikationsmittel. Das ist übrigens auch ein tolles Kommunikationsmittel für neue Teammitglieder,

00:10:18: weil die auch sofort sehen, so werden hier Entscheidungen getroffen und zwar auch noch

00:10:23: in folgenden Stufen und für folgende Situation. Okay, dann vielleicht noch ein paar Tipps und

00:10:29: vielleicht so ein bisschen Hinweis auf mögliche Stolperfallen. Also ihr solltet nur Dinge auswählen

00:10:35: für das Delegation-Programm, die für euch relevant sind oder wo ihr wisst, da ist eigentlich eine

00:10:42: Unklarheit im Team. Also lasst triviale Sachen einfach weg. Wenn ihr schon einfach immer definiert

00:10:50: habt, dann und dann startet unser Daily, dann müsst ihr darüber kein Delegation-Programm machen

00:10:56: oder wir entscheiden, wann das Daily stattfindet, ist vielleicht der bessere Punkt. Fokussiert euch

00:11:03: eben auf die Punkte, wo ihr denkt, das ist irgendwie eine Unsicherheit. Wir wissen alle nicht genau,

00:11:08: wer entscheidet das hier. Wer ist es eher im Teambereich oder liegt das eher bei der Führungskraft?

00:11:14: Holt euch eure Führungskraft dazu, das wäre der nächste Punkt. Es ist wichtig, dass die mit dabei

00:11:20: sind und auch dieses Delegation-Poker spielen, denn es betrifft sie ja genauso wie euch. Und achtet

00:11:26: ein bisschen auf eine Moderation und auch auf Timebox. Legt euch je Situation so ein Zeitlimit

00:11:32: fest. Das hilft einfach mehr durch das Thema zu kommen. Sollen keine Themen wegfallen, versucht

00:11:38: die Themen, die sehr strittig sind, wo ihr keine Einigung erzielen könnt, vielleicht in einem

00:11:42: gesonderten Termin zu besprechen. Und achtet auf ausgewogene Redebeiträge. Jede Stimme zählt,

00:11:48: jeder hat eine Meinung. Es gibt aber Leute, die sind vielleicht ein bisschen stiller, die tun sich

00:11:52: vielleicht ein bisschen schwerer mit ihrer Meinung oder ihre Meinung zu äußern. Helft denen und

00:11:57: betrachtet die eben auch. Und wenn ihr feststellt, okay, wir haben hier halt dauerhaft so extreme

00:12:03: Meinungen, ständig wird eine Eins oder eine Sieben ausgespielt. Ja, vielleicht stoppt ihr an der Stelle

00:12:09: und fragt da nach den fundamentalen Gründen, woran das liegt. Vielleicht müsst ihr da dann irgendwie

00:12:13: ein anderes Format für finden. Konsens ist eine gute Sache und ihr wollt ja versuchen Konsens zu

00:12:19: erzielen, aber tut das nicht um jeden Preis. Im Zweifelsfall vertagt ihr auch ein Thema und sagt,

00:12:25: das machen wir morgen nochmal oder in der Woche nochmal. Andere Themen werden sicherlich unstrittiger

00:12:30: sein. Nutzt das Board. Versucht das wirklich im Daily Business einzubinden, denn da habt ihr jetzt

00:12:36: eben festgestellt oder festgehalten, wie geht ihr mit Delegation beziehungsweise Selbstorganisation

00:12:43: um. Also wäre es auch ganz gut, da immer mal wieder drauf zu gucken. Insgesamt für die Veränderungen

00:12:49: kann ich nur sagen, wie ich das auch schon in der letzten Folge gesagt habe, der Weg zur

00:12:54: Selbstorganisation, der braucht Geduld. Das sind viele, viele kleine, kleine Schritte. Und ja,

00:12:59: Delegation Proka beziehungsweise das Board, die helfen euch auch ein bisschen dabei den

00:13:03: Überblick zu behalten. Wo steht ihr gerade? Ja, und das soll es tatsächlich für heute auch

00:13:08: gewesen sein. Ich finde beides sehr spannend. Ich kann sagen, dass wir was ähnliches schon

00:13:14: mal gemacht haben. Ich bin froh, nochmal jetzt hier selber über diese Methode gestolpert zu

00:13:21: sein. An diesen Stellen mag ich halt Methoden, weil sie ein bisschen besser helfen, so die

00:13:25: Spielregeln und den Rahmen vorzugeben. Und deswegen ja, das ist eine ganz tolle Sache.

00:13:29: Ich bin super interessiert. Macht ihr das vielleicht sogar schon regelmäßig? Seid ihr

00:13:35: auch auf der Suche nach sowas? Wo steht ihr denn da? Ich freue mich da super über Feedback von euch.

00:13:41: Wie ihr mich erreicht, findet ihr, wie ich vorhin schon gesagt habe, in den Shownotes. Schreibt mir

00:13:45: einfach gerne. Ansonsten habe ich noch eine ganz große Bitte, wenn dir die Folge gefallen hat,

00:13:50: wenn dir der Podcast gefällt, dann teil das gerne. Teil das mit deinen Kolleginnen und Kollegen im

00:13:56: Team. Teil das gerne auf deinen Social Media Kanälen. Je mehr Leute von dem Podcast erfahren,

00:14:01: desto mehr Feedback bekomme ich, desto größer wird die Diskussion. Dann kann ich das eben hier

00:14:06: in Folgen aufgreifen und das kommt dir schlussendlich auch wieder zugute. Da sage

00:14:10: ich schon mal ganz vielen Dank. Ansonsten sage ich, habe noch eine ganz tolle Woche

00:14:13: und bis zur nächsten Folge bei No Bullshit Agile.