NBA07: Selbstorganisation in der Praxis

Hallo und herzlich willkommen bei No Bullshit Agile. Mein Name ist Thomas. Ich bin Teil eines agilen Teams und bespreche hier jede Woche Themen aus der agilen Projektwelt. Dabei orientiere ich mich an den großen Kategorien Menschen, Teams, Kunden, Projekte und Agilität. Mein Fokus liegt dabei auf der Praxis, daher eben auch der Name No Bullshit Agile. In der letzten Folge habe ich über die 12 Agilen Prinzipien gesprochen. Dies ist die Folge Nummer 7 und es geht heute um die eigene Selbstorganisation. Bevor wir da einsteigen, erst einmal ein bisschen Housekeeping. Im Rahmen von der letzten Folge habe ich mich ja ein bisschen mehr mit den agilen Prinzipien beschäftigt. Ich habe so ein paar kleine Grafiken gebaut, um die präsent zu haben, wenn man sie denn digital benutzen möchte, in Meetings oder um mit Kolleginnen oder Kollegen darüber zu sprechen. Ich finde, die sind halt ein ganz guter Diskussionsstater. Und in dem Diensteuge habe ich mir überlegt, eigentlich hätte ich das ganz gerne als so Spielkarten, also im Prinzip wie ein Skatblatt. Ich habe da ein bisschen rumgeguckt. Es gibt tatsächlich einen Hersteller, wo man sich seine eigenen Spielkarten produzieren lassen kann. Und das habe ich jetzt mal gemacht. Die sind noch in Produktion. Ich bin ganz gespannt und hoffe, dass die Druckqualität gut ist. Das weiß man natürlich immer vorher nicht. Wenn die gut ist, dann würde ich die tatsächlich in diesem Shop bereitstellen. Dann könntet ihr, wenn ihr da auch Interesse habt, da mal reingucken und die euch eventuell auch besorgen. Ich würde das zum Selbstkostenpreis machen. Sprich, ihr zahlt im Prinzip das, was der Shop halt dafür haben will. Und wenn die Karten da sind und sie gut sind, mache ich vielleicht auch eine gesonderte Folge außerhalb der Reihe, um ein paar Sätze zu den Karten zu erzählen. Wer die letzte Folge nicht gehört hat, das ist die Folge 6. Den Link dazu findet ihr in den Show-Notes. Und dann noch ein zweites Thema zum Housekeeping. Für mich ist dieser Podcast halt auch ein Starter, um mit euch ins Gespräch zu kommen, Gedanken und Meinungen auszutauschen. Und unter anderem tue ich das halt auf Masse. Dann versuche ich irgendwie ein bisschen aktiv zu sein. Und ich freue mich total, dass ich jetzt wirklich mit ein paar Leuten auf Mastodon schon kurze Gespräche hatte, wie uns ein bisschen ausgetauscht haben. Und das hier soll mal die Ermunterung an alle sein. Wenn ihr Mastodon nutzt, dann folgt mir gerne, quatscht mich gerne an. Zunachfolge oder zu einem ganz anderen Thema, das finde ich ganz toll. Den Link zu meinem Mastodon-Profil findest du auch hier in den Show-Notes. Ja und dann steigen wir in das Kernthema der Folge 1 Selbstorganisation. Selbstorganisation meine ich jetzt wirklich die persönliche Selbstorganisation, nicht selbstorganisierte Teams. Und auch das möchte ich gerne aus der Praxis machen. Es geht hier nicht um Knowledgemanagementverfahren oder so Second Brain Systeme wie Obsidian oder Notion. Notizen sind sicherlich ein Teil der Selbstorganisation. Da komme ich gleich auch drauf. Aber diese Art der Verfahren erscheinen mir zumindest ein bisschen zu kompliziert. Ich habe damit ein bisschen rumprobiert, aber es ist ein bisschen auch so die Liebe zum System und die Liebe zu "Ich verwalte meine Sachen". Da kann man natürlich viel Arbeit reinstecken und die Tools sind auch wirklich toll. Aber was man wieder rausholt, was ich zumindest für mich wieder rausholte, ist nicht so groß. Worum es mir vor allen Dingen heute geht in der Selbstorganisation, keine Dinge vergessen, alles unter Kontrolle und alles im Überblick haben. Nie dieses Gefühl haben von "Huch, da war doch noch was, ich wollte noch irgendwas machen. Was war das bloß?" und dann grübelt man und hat diese Unsicherheit von "irgendwas wollte ich noch notieren" oder "irgendwenn wollte ich noch zurückrufen" oder oder oder. Das zweite ist, ich sage mal, alle Themen im Blick haben den Überblick eben behalten über all die Dinge, die man so jongliert. Was wollte ich mit dieser Person vielleicht noch besprechen oder was wollte ich in diesem Geofix vielleicht noch erwähnen und wie gesagt natürlich organisiert man sich auch in, ich sage mal, gegebenen Tools, also Atlassian Produkte, Vigira oder Trello oder so, da findet natürlich viel in der Organisation auch statt oder Meeting Protocol in Confluence, die man mit den Kunden teilt. Aber mir geht es hier wirklich um das so, ich sage mal, my shit und mache so Gänsefüßchen in der Luft. Steigen wir mal ein. Das erste große Learning für mich war okay, es gibt halt Dinge und ich sage jetzt gerade mit Absicht einfach nur Dinge, die die die Passeln so auf mich ein, die kommen auf irgendeinem Weg zu mir. Also ein Kollege spricht mich an, ich habe eine neue Mail, eine Kundin ruft an, ich saß in einem Meeting und daraus gab es neue Dinge, die ich machen muss oder kann oder darf, wie auch immer ihr das sehen wollt. Das heißt es gibt so Dinge und die Passeln irgendwie auf mich ein und ich habe deswegen das Wort Dinge benutzt, weil die erst mal nicht besonders greifbar sind und deswegen brauchen wir so ein bisschen Eigenschaften von Dingen und es gibt so eine ganz grobe Einteilung, es gibt Dinge, die sind Termin gebunden, die sind relativ einfach zu händeln. Also die hat man im Kalender im Zweifel und man geht sein Kalender regelmäßig durch und deswegen ist ziemlich klar, wann was zu tun ist. Eigentlich kann man da wenig vergessen, man muss sich natürlich auf Meetings vorbereiten und Meetings nachbereiten, aber im Prinzip gewisse Termin gebundene Dinge sind relativ einfach im Händling. Spannender sind tatsächlich die Dinge, die nicht Termin gebunden sind. Wir haben also Dinge und das erste was wir jetzt brauchen ist ein sogenanntes verlässliches System oder mehrere verlässliche Systeme. Ich brauche ein oder mehrere Systeme, in die ich diese Dinge jetzt reinpacken kann, die mir helfen. Ich brauche so ein System, das ich zum Beispiel immer im Zugriff habe. Also Handy fällt mir dann natürlich sofort ein, jetzt kann ich auch von mir berichten. Auf dem Handy schreiben bin ich echt schlecht, aber auf dem Handy lesen geht natürlich super. Auch da komme ich nachher nochmal drauf. Das nächste ist diese Systeme sollen schnell und einfach zu bedienen sein. Das ist etwas, was man wirklich unterschätzt oder was ich immer unterschätzt habe. Es zählt nicht, dass sie hübsch sind. Natürlich soll es so sein, dass ich gerne mit diesen Tools arbeite, aber es gibt immer wieder Tools. Ich habe jetzt ja vorhin gerade Notion und Obsidian mal genannt. Jedes Jahr, jedes zweite Jahr wird so eine Sau durchs Dorf getrieben und ja dann geht der Hype Train los und alle finden es toll. Und dann benutzt man vielleicht auch das Tool und stellt dann fest, das ist super kompliziert. Es ist zwar hübsch, aber es gibt keine vernünftigen Tastaturkürze. Ich komme nicht schnell genug zu einer Suche. Die Suche ist nicht gut genug. Das meine ich mit schnell und einfach zu bedienen. Und Suche war schon ganz gutes Stichwort von mir. Diese Systeme müssen eine Übersicht bieten. Ich muss halt die Möglichkeit haben, schnell und einfach an die Dinge dran zu kommen, die ich jetzt bearbeiten will, ohne irgendwie kompliziertes Rumgeklicken. Um es vielleicht mal andersrum zu demonstrieren, was sind denn keine verlässlichen Systeme? Also Mail ist in sich, in meinen Augen erstmal kein verlässliches System. Natürlich sind die Mail-Systeme richtig gut geworden mittlerweile und also vielleicht sowas wie Google Mail kann man super durchsuchen und dann halt die Suche ja auch noch Filter nach nur Mails mit Anhangen und so weiter und so fort. Aber schlussendlich ist Mail ein Kommunikationssystem. Es ist Asynchron, aber es ist ein reines Kommunikationssystem. Ich würde Mail nicht als ein verlässliches System im Sinne von einer Selbstorganisation und in dem Sinne, wie wir es jetzt brauchen, kennzeichnen. Dann alle Chatdienste, Team Slack, You Name It, sind für mich auch keine verlässlichen Systeme. Auch das ist eine Art Asynchrone Kommunikation und auch da findet man zwar natürlich etwas wieder, aber auch nicht in der geeigneten und aufbereiteten Form, die es einem leicht machen, dann wirklich mit diesen Dingen, die da in solchen Systemen wie Teams Chat oder so reingekommen sind. Das nächste ist das Gehirn. Also das Gehirn ist natürlich überhaupt kein verlässliches System. Ich sehe es halt immer wieder, dass Leute zum Beispiel in Meetings nichts zu schreiben haben und da denke ich immer, ey, das ist Harakiri im Prinzip, weil das Meeting ist zu Ende. Man denkt irgendwie noch so, ja, alles klar, das und das muss ich dann jetzt machen, aber dann geht man aus dem Meetingraum zum Arbeitsplatz oder zum Kaffee holen, trifft die Kollegin, unterhält sich mit der und schlussendlich hat man auf einmal wieder das Gefühl, Mist, was war denn jetzt nochmal das, was ich aus dem Meeting mitgenommen habe? Gehirn ist wirklich nicht verlässlich und ehrlich gesagt, dafür ist das Gehirn auch nie gedacht und nie gebaut worden. Das Gehirn ist zur Analyse da und das klappt auch super, sehen wir später auch, aber eben nicht um sich Dinge zu merken. Gut, wir haben also gelernt, es gibt Dinge, die die prasseln so auf uns ein und diese Dinge, die wollen wir annehmen und in ein verlässliches System packen. Das nächste, was jetzt kommt, ist im Prinzip in meinen Augen das allerwichtigste, der sogenannte Next-Step oder manchmal findet man auch Next-Action. Es geht einfach darum, diese Dinge, die da auf mich einprasseln und die ich in mein verlässliches System kippen will, die muss ich auf irgendeine Art und Weise formulieren. Und ich mache mal ein Beispiel, wir nehmen an, du willst einen großen runden Geburtstag feiern und mehr als, sag ich mal, drei Leute einladen, sagen wir mal, es sind so 60, 70, 80 Leute, das ist in meinen Augen dann schon ein Projekt, das können wir nicht auf einer Puppe backen machen, da muss man schon ein bisschen überlegen. Und jetzt könnte ich mir so in mein verlässliches System reinschreiben, Geburtstag planen. Das Problem ist jetzt, wir gucken unser verlässliches System an, wir prozessieren das, wir schnappen uns eine Aufgabe daraus und das Gehirn sieht jetzt, liest jetzt Geburtstag planen. Und jetzt muss das Gehirn wieder eine Leistung erbringen und wir Menschen sind einfach faul. Also, das ist halt einfach so und denkt sich in dem Moment, was ist jetzt eigentlich zu tun und ah nee, ach komm, ich mach was anderes. Viel besser ist es und darin ist das Gehirn sehr gut, diese Geburtstagplanenaufgabe gleich in kleine Dinge zu zerteilen, in den sogenannten Next Step. Was fällt mir denn so ein? Was muss man denn alles tun? Ich muss mir überlegen, wen will ich einladen, dann muss ich eine Einladungsliste machen, dann muss ich den Leuten auf WhatsApp schreiben, dann muss ich ein DJ organisieren, ich brauche einen Raum, ich muss Essen organisieren, Trinken organisieren, eine Tischdeko. Also diese Liste kann man halt echt super schnell sehr lang machen, das liegt eben darin, dass wir Erfahrung eigentlich auch darin haben. Wir wissen, was sind eigentlich die ersten Dinge und das, was ich da formuliert habe, Einladungsliste machen, das ist ein sehr guter nächster Schritt, ein sehr guter Next Step, denn ich gucke mir jetzt meine lange Liste von Aufgaben an, sehe Geburtstagsliste machen und weiß eigentlich sofort, okay, du musst Echsel aufmachen und da Namen reinschreiben und E-Mailadressen und Telefonnummern oder aus dem Adressbuch die richtigen raussuchen oder was auch immer, wie auch immer ihr an eure Einladungsliste kommt, aber ihr wisst glaube ich, was ich meine. Ich frag mich also beim Next Step, wenn so ein Ding auf mich zukommt, was ist der nächste Schritt, der mich zum Ziel bringt und dieser nächste Schritt den schreibe ich mir auf. In der Regel ist es so, mir fällt nicht nur einer, sondern viele ein und die schreibe ich mir auch einfach alle auf. Die müssen auch nicht vollständig sein, denn und das erkennen wir alle aus Projekten, während wir an so einem Projekt arbeiten, fallen uns mehr Dinge ein, die noch zu tun sind und auch die Reihenfolge dieser einzelnen kleinen Dinge ist nicht wirklich fürchterlich wichtig, auch da komme ich gleich nochmal drauf. Wichtig ist es sich wirklich in diesen kleinen Schritten aufzuschreiben, denn diese kleinen Schritte, diese Next Steps, die sind die Treiber der Gesamtaufgabe, damit erreiche ich mein Ziel einen schönen Geburtstag zu feiern, in diesem Beispiel. Zu dem ganzen Thema Prioritäten und Planen gibt es ein schönes Zitat, das wird Eisenhower zu gesagt, wie das mit Zitaten so ist, ob er es wirklich gesagt hat, weiß ich nicht, aber das Zitat an sich ist toll. "Plans are worthless, but planning is everything" und da steckt so viel Wahrheit drin in meine Augen. Das Planen, also diese Tasks aufzunehmen, diese Next Steps aufzunehmen, das macht es, vielleicht sogar zu entscheiden, ich mache erst diese Aufgabe, diesen Next Step, das macht es aus, aber der Plan an sich zu sagen, ich mache aus diesen 50 Tasks jetzt eine Reihenfolge und so arbeite ich das ab. Das Planen da drin, das ist schon wertvollblos, wir wissen alle, dass dieser Plan in Wirklichkeit so sich auch nicht materialisiert. So wird es nicht sein, diese Reihenfolge der gewünschten Abarbeitung wird so nicht stattfinden und das passt eben gut zu Agilität. Wir wollen ja eben auch akzeptieren, dass sich unser Umfeld ändert und wir wollen das ja mit einfließen lassen. Deswegen, wenn ihr so eine Liste aufstellt, macht euch nicht so viele Gedanken darüber, ob die Reihenfolge richtig ist und ob das wohl vollständig ist. Das ist ein ziemlich natürlicher Prozess, das gehören wirklich ziemlich gut drin, das runterzubrechen und das permanent auch zu bearbeiten. Okay, wo stehen wir gerade? Wir haben Dinge, die kommen auf uns zu, die packen wir in ein verlässliches System, und zwar in einer Art und Weise, dass wir das in kleine Stücke zahacken, die so genannten Next Steps. Was wir jetzt noch brauchen ist, wir wollen diese Dinge natürlich auch abarbeiten. Und das machen wir wie folgt. Wir haben halt Eingänge, Dinge kommen auf uns zu. Hat ich vorhin schon mal kurz gesagt, als Mail in einem Meeting bei einem Telefonat, ihr könnt euch das schon vorstellen. Und wenn die bei mir ankommen, also ich nehme an, ich mache jetzt gerade Mail auf und sehe, da ist eine neue Mail, die gucke ich mir dann an. Und das erste, was ich mich frage, ist, was bist du für ein Ding? Und stellen mir die Frage, kann ich mit dir was tun? Und oft genug kann man nicht direkt etwas tun. Also die Mail war Swam, dann lösche ich diese Mail. Oder die Mail war, für mehrere Leute, ich war nur in einem Verteiler und ehrlich gesagt, ich habe in den Verteiler gar nicht reingehört. Auch dann archiviere ich sie oder ich schmeiß sie weg, zumindest ist sie weg. Manchmal bekomme ich, wir bleiben mal ruhig bei Mail, eine Mail, wo ich mir denke, ach, das ist eigentlich eine ganz interessante Idee, bloß heute nicht. Dann packe ich mir die zu Seite. Ich habe dazu so eine Ideensammlung und nutze tatsächlich die Notiz App von Mac, also ich habe ein iPhone und Mac und das synchronisiert sich schon. Und da kann man auch schön Ordner und Unterordner bauen, also seine Inhalte gut strukturieren, damit man sie gut wiederfindet. Und da habe ich dann so eine Ecke für diese Dinge. Someday maybe ist eine interessante Idee, da kann man mal was mit anfangen, aber es liegt nicht in meinem Fokus. Auch das sortiere ich also im Prinzip weg. Und ich kann erstmal damit nichts tun. Und die dritte große Kategorie, manchmal bekommt man so Referenzen, also die besten Tipps, um die 12 agilien Prinzipien umzusetzen. Man liest so ein Artikel oder man hat irgendwie Newsletter abonniert, wenn wir bei dem Mail-Beispiel bleiben und denkt sich, oh ja, das ist ein gutes Nachschlagewerk. Auch das landet bei mir dann in den Apple-Notizen, in einer anderen Ecke in den Notizen sage ich mal. Gut, da kam jetzt ein Ding per Mail rein, ich habe es mir angeguckt, wir sind drei Fälle durchgegangen, wo wir festgestellt haben, okay, damit kann ich nichts tun. Jetzt nehmen wir mal den Falt, ich kann damit was tun. Dann überlege ich mir, was sind die Next Steps, also wir sind praktisch bei diesem Geburtstagsbeispiel, ich zerlege mir die Aufgabe in diese kleinen Schritte. Und ich frage mich, diese Aufgabe, die dazu erledigen ist, kann ich die sofort machen? Also für mich ist das so, wenn ich das Gefühl habe, okay, die ist so in 10 Minuten gegessen, dann mache ich die sofort. Egal was eigentlich ansteht, es sei denn ich habe dann irgendwie Meeting, also einen Termin, aber ansonsten egal was ich eigentlich gedacht hatte, in meinem Plan, was wohl ansteht, wenn etwas nicht so lange dauert, mache ich sofort. Warum mache ich sofort? Weil das Verwalten dieser Aufgabe länger als diese Jahr 10, 15 Minuten dauert. Vielleicht möchte ein Kunde das ich ihn zurückrufe, hat mir geschickt, wenn es passt, bitte einmal rückruf. Und ich denke mir, okay, das ist eigentlich schnell geklärt, ich weiß auch was dieser Mensch vor mir will, dann rufe ich in dem Moment zurück, klär das schnell und dann ist gut und ich muss diese Aufgabe nicht durch mein System schleifen und verwalten, sondern es ist im Prinzip gar nicht erst in mein System reingekommen und schon erledigt. Da kann man sich verpokern, es kann passieren, bleiben wir ruhig bei diesem Rückruf beim Kunden, dass das Telefon hat länger dauert, das mehr zu klären ist als man gedacht hat und dass man doch dann irgendwie 30 Minuten telefoniert hat. Klar kann das passieren, aber wir alle, glaube ich, haben eigentlich ein ganz gutes Gefühl dafür, dieser Aufgabe, dieses Ding, ist es schnell erledigt oder nicht und dann sollte man es sofort tun. Wenn das nicht der Fall ist, ist der nächste Schritt sich zu überlegen, kann ich es delegieren. Das ist jetzt nicht wegschieben, da komme ich gleich nochmal drauf, sondern ich frage mich, gibt es jemanden, der es besser kann, der effektiver ist es zu tun und den Fall gibt es natürlich immer und immer wieder. Achtung, wenn man delegiert, ist man die Aufgabe nicht los, denn man hat irgendwie eine Aufgabe bekommen per Mail vielleicht, der Kunde möchte was, der wird ja mich fragen, wie weit ist es denn damit, insofern muss man auch diese delegierten Dinge mitträcken. Und wenn delegieren nicht geht, wenn es wirklich eine Aufgabe ist, die ich mache muss, dann packe ich sie in Form von diesen Next Steps in mein System und bearbeite das dann. Okay, bevor wir ins Bearbeiten einsteigen, vielleicht ein paar Praxistips. Ich mache es so, dass ich ganz viele meiner Dinge, wie ich vorhin schon gesagt habe, in Apple Notes pflege, das hat sich über all die Jahre bewährt, es funktioniert ziemlich gut, da schlägt natürlich das Thema synchronisieren zu. Ich habe ja vorhin gesagt, Mail ist kein verlässliches System, bitte nicht lachen. Jetzt nutze ich nämlich Mail doch. Und zwar habe ich in meinem Posteingang die Dinge, die ich noch bearbeiten muss und die nehme ich mir und packe sie dann in eine To-Do App und diese To-Do App, die muss für mich ein paar Eigenschaften erfüllen. Eine ist, sie braucht für mich immer die Möglichkeit, dass ich so einen Kontext schaffen kann. Also ich habe Kontexte zum Beispiel zu einzelnen Personen, aber auch zu Events wie einem Daily oder einem Refinement. Und ich ordne mir dann diese Aufgaben bestimmten Kontexten zu. Also zum Beispiel ist es eine Aufgabe, die muss ich mit einem Kollegen besprechen. Dann packe ich mir die dazu, so sammelt sich dann 3, 4, 5 Dinge mit dem Kollegen, das heißt ich mache dann ein Termin mit dem Kollegen und gehe diese Dinge durch. Oder Dinge, die ich im Refinement ansprechen möchte oder Dinge, die ich im Daily oder nach dem Daily ansprechen möchte. So habe ich meine verschiedenen Kontexte und dann kann ich eben anklicken, zeigt mir alles zum Daily und so sammelt sich das dann über den Tag oder über zwei Tage und so kann ich das besprechen. Und dann habe ich meine ganz normalen To-dos. Ich bleibe jetzt mal bei dem Geburtstagsbeispiel. Da gäbe es dann eben ein Projekt-Gewurztag und da drin fänden sich diese kleinen Aufgaben, Einladungsliste machen, DJ organisieren, das was ich vorhin hatte. Das nächste, was ich mache ist, tatsächlich habe ich immer Zettel und Stift dabei. Ich kann auf der Tastatur relativ schnell tippen. Wie gesagt, auf dem Handy kann ich gar nicht tippen, also es geht schon, aber das ist mir alles viel zu langsam und ich habe für mich festgestellt, nachdem ich mehrere Sachen probiert habe, schlussendlich auf ein Blog was schreiben ist für mich das einfachste. Ich markiere mir das dann, zum Beispiel in Meetings und die Dinge, die im Prinzip Next Step sind, die packe ich dann wieder in mein To-do rein. Ich werde jetzt, da kann ich dann gerne auch nochmal berichten, wenn ihr Interesse habt, tatsächlich mal probieren, ob die Schrifterkennung auf dem iPad gut funktioniert und ob das was für mich ist, dass ich den Blog los werde und es im Prinzip sofort digital habe. Ich bin auch nicht ganz überzeugt davon, also ich habe vor Jahren das mal probiert, aber das war die Anfangzeit vom iPad, das ist Ewigkeiten her. Meine Hoffnung ist, dass die Technologie ein bisschen besser ist mittlerweile. Manchmal stelle ich fest, das wäre dann der nächste Tipp, dass ich in meiner To-do App Sachen habe und die schiebe ich immer weiter, weil immer irgendwie alles andere wichtiger ist. Das ist normal, für mich ist das zumindest normal und die meisten Dinge sind ja auch nicht so hard Zeit gebunden, dass man sie unbedingt machen muss und wenn ich das Gefühl habe, hey du musst das jetzt mal machen, das kann verschiedene Gründe haben für den Seelenfrieden, kann auch ein Grund sein bei mir zum Beispiel, da mache ich mir dafür ein Kalender Eintrag, dann reserviere ich mir einfach hard Zeit im Kalender, lasse mich dann von keinem auch mehr einladen, mache auch mit Kunden keinen Termin und bringe dieses Ding zu Ende oder bringe das Ding einen Schritt weiter. Das heißt, da wird dann aus so einer losen Aufgabe, aus dem losen Next-Step ganz konkret was an diesem Tag mache ich für zwei Stunden genau das, damit ich da weiter komme. Dann fehlt uns jetzt eigentlich nur noch ein Baustein. Also wir haben die Dinge, die formulieren wir in Next-Steps in kleine Schritte und packen die in unser System. Wir prozessieren die anhand dieses Kreises, den ich da beschrieben habe und dann kommt wie gesagt noch eine Komponente der sogenannte Review. Also ich gehe meine Systeme permanent durch. Ich bin fertig mit einer Aufgabe und gucke dann in meinen System rein, was mache ich als nächstes. Obendrauf mache ich und das hat sich für mich einfach bewährt noch Folgendes. Jeden Morgen gucke ich meine Systeme durch, unter anderem dann auch den Kalender und gucke was liegt heute so an. Gibt es hier irgendwelche Aufgaben, die eigentlich zu lange rumliegen, Next-Steps, die zu lange rumliegen, um da immer das Gefühl zu haben wirklich auch nichts zu vergessen. Das Gleiche mache ich jeden Abend vor Feierabend. Um zu gucken, habe ich was übersehen, ist für mich das nächste Tag was relevant. Und ich mache es tatsächlich immer jeden Freitag als Letztes, die aktuelle Woche einmal durchzugehen in diesem Sinne und auch die nächste im Prinzip fortzuparen zu gucken. Was steht da an, was ist da zu tun, muss ich irgendwas vorbereiten. Und auch Montags morgens um mich auf die Woche vorzubereiten und auch da gucke ich auch nochmal zurück und das mache ich eben für alle meine verlässlichen Systeme. Ja, vielleicht eine kleine Zusammenfassung, denn wir sind eigentlich schon durch mit dem System. Ich muss diese Dinge, die auf mich zukommen, in so ein verlässliches System platzieren. Und ich kann die nicht im Gehirn mit mir rumtragen oder unsortiert in meinem Posteingang oder sowas in der Art. Ich muss diese Systeme prozessieren, ich muss damit arbeiten und ich muss sie regelmäßig Review und angucken. Und für mich der aller-aller wichtigste Schritt, ich will nicht eine große Aufgabe in meinen System aufnehmen, Geburtstag feiern, sondern ich will das gleich zerlegen in kleine Schritte wie, keine Ahnung, Einladungskarte aussuchen oder sowas. Diese Next Steps, die sind für mich Kern des Ganzen und ja überlebensnotwendig. Das Ganze basiert übrigens auf dem Verfahren, das sich Gettingsings dann nennt. Da hat ein Autor David Allen 2001 mal ein Buch geschrieben, das war damals eigentlich so die Selbstorganisations Methodik, die HIP war, sag ich mal, die ist ein bisschen komplexer als das, was ich da gerade beschrieben habe, die arbeitet deutlich mehr noch mit Kontexten. Das war mir too much, so zu viel drum herum. Ich habe das so, wie ich es jetzt gerade beschrieben habe, für mich runter reduziert und mache das halt schon ziemlich lange so und eigentlich rutscht mir nichts durch, solange ich dieses Verfahren so nutze. Und das wäre vielleicht auch noch so ein kleiner Hinweis, dieses Verfahren zu benutzen. Erfordert halt einfach Disziplin, sich wirklich hinzusetzen und sich diese Aufgaben aufzuschreiben und sie in kleine Schritte zu zagen und nicht das große in das System zu kippen, weil gerade keine Zeit ist. Das muss man irgendwann nachholen. Das System muss man permanent am Leben erhalten, sonst hat man einfach irgendwann ein Problem, dass man die Kontrolle wieder verliert und wenn man die Kontrolle verloren hat über das System und die Aufgaben nicht mehr in dem Zustand sind, dass man gut mitarbeiten kann, hat man im Prinzip doppelte Arbeit, weil man das System erst frisch machen muss. Und meistens passiert einem das in Situationen, wo eh schon keine Zeit für nichts mehr ist, sprich, da ist das Kind auch schon im Brunnen gefallen. Insofern ist erfordert Disziplin. Ich habe versucht, für mich das soweit runter zu dampfen, dass es gut funktioniert, aber eben nicht zu viel Overhead ist. Deswegen vorhin auch diese Anmerkung zu solchen Ideen, Second Brain Knowledge Management, dass das einfach deswegen bei mir nicht gut funktioniert, weil es mir zu viel Overhead ist und zu viel Zeit kostet. Und ja, das hat einfach gut für mich funktioniert oder es funktioniert einfach so wie ich es beschrieben habe, gut für mich. Das soll es für heute eigentlich schon gewesen sein, wenn du Feedback hast, dann gerne per Mail einen nobias@gmail.com. Alternativ, hatte ich vorhin schon gesagt, gerne auch auf Mastodon unter nobias@gmail@podcast.sochö. Ich habe zur Diskussion ein Subreddit angelegt, den Link dazu findest du in den Show Notes. Da gibt es jeweils ein Thread pro Folge. Ich freue mich aber auch, wenn du einfach da Fragen stellst oder selber Ideen, Äußerungen und Beiträge hast, wie gesagt, jegliche Diskussionen, jegliche Anregungen, nehme ich super gerne auf. Hab eine ganz tolle Woche und bis zum nächsten Mal. [Musik] [Musik] [Urr Brian Howe]